„Fünf Minuten vor der Zeit ist des Soldaten Pünktlichkeit“ – so hieß es bei der Bundeswehr.  Im Gegensatz dazu werden Patentanmeldungen oft erst kurz vor Fristablauf eingereicht. Es kommt dabei mitunter sogar vor, dass eine Anmeldung noch kurz vor Mitternacht am Tag des Fristablaufs elektronisch eingereicht wird.

Die übliche Vorgehensweise bei Smartpat ist jedoch, notwendige Schritte zwei Tage vor Ablauf einer Frist vorzunehmen.  Ein wichtiger Grund:  Wir wollen uns Optionen offen halten für den Fall das eine elektronische Einreichung fehlschlägt. Und das kann durchaus passieren: So war das USPTO vom 15. August bis 21. August 2018 elektronisch nicht erreichbar. Diese Unerreichbarkeit änderte aber nichts am Ablauf von Fristen, denn, so das Patentamt, Anmelder hatten Alternative Einreichungsmöglichkeiten. Dazu gehört, das Antworten gefaxt oder per Brief eingereicht werden können. Diese beiden Alternativen gelten allerdings nur für bereits eingereichte Anmeldungen. Neuanmeldungen können fristgerecht nur per „Express Mail“ eingereicht werden, was einen deutlich größeren Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Zudem erfordert Express Mail ein offenes Postamt – ein Schreiben muss also vor 18.00 Uhr am Tag des Fristablaufs bei der Post abgegeben werden.

Unsere „t-2 Tage“ Regel hat sich auch in solchen Situationen bewährt:  Wenn die elektronische Einreichung nicht möglich ist können wir einen Tag abwarten; in den meisten Fällen ist die Unerreichbarkeit innerhalb von 24 Stunden behoben. Die Wahrscheinlichkeit, dass das USPTO für zwei Tage nicht erreichbar ist ist deutlich kleiner als die Wahrscheinlichkeit an einem Tag nicht erreichbar zu sein. Und für den Fall einer zweitägigen Unerreichbarkeit haben wir immer noch die Alternative einer Einreichung per Express-Mail.